Media Outsourcing | Artikel ini disusun dengan mengacu pada tiga kajian jurnal, yaitu Wahyuti dan Supriadi (2021) yang membahas sistem penggajian pegawai pada Sekretariat DPRD Kota Bogor, Pricillia, Utami, dan Putra (2021) yang mengkaji sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Andika Spa Kabupaten Badung Bali, serta Suryanti dkk. (2023) yang membahas sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada sebuah perusahaan. Ketiga kajian tersebut menjadi landasan dalam membahas pentingnya sistem penggajian dan pengupahan yang tertib, transparan, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Di balik aktivitas sebuah perusahaan, ada banyak orang yang bekerja untuk memastikan seluruh kegiatan berjalan dengan baik. Ada karyawan yang datang sejak pagi, menyelesaikan pekerjaan sesuai target, menghadapi tekanan, hingga mengorbankan waktu bersama keluarga demi tanggung jawabnya. Namun, kontribusi tersebut terkadang hanya dilihat sebagai bagian dari biaya operasional. Padahal, ada satu hal mendasar yang menunjukkan bagaimana perusahaan menghargai pekerjanya, yaitu melalui pemberian gaji dan upah.
Persoalan gaji sebenarnya tidak sesederhana nominal yang diterima setiap bulan. Ada proses panjang di balik pembayaran tersebut, mulai dari pencatatan kehadiran, perhitungan jam kerja, penentuan tunjangan, penghitungan potongan, hingga pembayaran kepada karyawan. Jika salah satu proses tidak berjalan dengan baik, dampaknya dapat dirasakan langsung oleh pekerja maupun perusahaan.
Karyawan membutuhkan kepastian bahwa penghasilan yang diterima sesuai dengan pekerjaan dan haknya. Sementara itu, perusahaan membutuhkan sistem yang tertib agar pembayaran dapat dilakukan secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Karena itu, sistem penggajian dan pengupahan seharusnya tidak hanya dipandang sebagai urusan administrasi, tetapi juga sebagai bagian penting dalam membangun hubungan kerja yang sehat.
Ketepatan dan kejelasan menjadi dasar keadilan
Dalam praktiknya, gaji dan upah memiliki pola pembayaran yang dapat berbeda. Gaji umumnya dibayarkan secara rutin sesuai periode yang telah ditentukan, sedangkan upah dapat berkaitan dengan waktu kerja atau pekerjaan tambahan, seperti lembur. Perbedaan tersebut membuat perusahaan perlu memiliki aturan dan pencatatan yang jelas agar setiap karyawan menerima haknya sesuai ketentuan.
Gambaran mengenai hal ini terlihat pada sistem penggajian pegawai Sekretariat DPRD Kota Bogor yang dibahas Wahyuti dan Supriadi (2021). Sistem penggajian di lingkungan tersebut membedakan mekanisme pembayaran bagi pegawai negeri sipil (PNS) dan pegawai dengan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT). Perbedaan itu juga terlihat pada komponen penghasilan, tunjangan, dan potongan yang diterima masing-masing kelompok pegawai.
Adanya jadwal pembayaran yang telah ditetapkan menunjukkan bahwa kepastian waktu merupakan bagian penting dari pengelolaan gaji. Pembayaran yang teratur membantu pegawai merencanakan kebutuhan keuangan sehari-hari. Sebaliknya, keterlambatan pembayaran dapat mengganggu kebutuhan rumah tangga, biaya transportasi, pendidikan, maupun kewajiban lainnya.
Bagi sebagian perusahaan, keterlambatan pembayaran mungkin terlihat sebagai persoalan administratif. Namun, bagi karyawan, gaji merupakan hasil dari pekerjaan yang telah mereka lakukan dan sering kali menjadi sumber utama untuk memenuhi kebutuhan hidup. Oleh sebab itu, pembayaran tepat waktu bukanlah bentuk kemurahan hati perusahaan, melainkan tanggung jawab yang harus dijalankan.
Selain jadwal pembayaran, kejelasan komponen penghasilan juga tidak kalah penting. Karyawan perlu memahami dasar perhitungan gaji pokok, tunjangan, uang lembur, serta potongan seperti pajak dan iuran jaminan sosial. Keterbukaan tersebut bukan berarti perusahaan harus mengumumkan seluruh nominal gaji pegawai kepada semua orang. Hal yang lebih penting adalah setiap karyawan dapat mengetahui dan memeriksa dasar perhitungan penghasilannya sendiri.
Administrasi yang lemah dapat merugikan perusahaan dan karyawan
Sistem penggajian yang baik membutuhkan pembagian tugas yang jelas. Proses pencatatan kehadiran, penyusunan daftar gaji, pemeriksaan perhitungan, pencatatan akuntansi, dan pembayaran sebaiknya tidak sepenuhnya dikendalikan oleh satu pihak. Jika seluruh proses berada di tangan orang yang sama tanpa pemeriksaan memadai, risiko kesalahan dan penyalahgunaan wewenang akan semakin besar.
Persoalan tersebut terlihat pada PT Andika Spa Kabupaten Badung Bali yang dibahas Pricillia, Utami, dan Putra (2021). Dalam praktiknya, manajer merangkap sejumlah fungsi, mulai dari kepegawaian, pencatatan waktu hadir, pembuatan daftar gaji dan upah, akuntansi, hingga keuangan. Kondisi ini menunjukkan bahwa pembagian tanggung jawab dalam sistem penggajian masih perlu diperhatikan.
Pencatatan kehadiran karyawan di perusahaan tersebut juga masih dilakukan secara manual melalui daftar hadir yang diparaf oleh masing-masing karyawan. Meskipun proses pencatatan gaji dan upah telah memanfaatkan Microsoft Excel, absensi dan pencatatan jam kerja yang masih manual tetap berisiko menimbulkan ketidakakuratan data.
Masalah ini tidak boleh dianggap sepele. Data kehadiran menjadi salah satu dasar dalam menghitung penghasilan karyawan. Jika waktu masuk, waktu pulang, atau jam lembur tidak tercatat dengan benar, jumlah pembayaran yang diterima pekerja bisa berbeda dari yang seharusnya.
PT Andika Spa juga menerapkan pembayaran upah lembur sebesar Rp35.000 per jam di luar jam operasional yang telah ditentukan. Contoh tersebut memperlihatkan bahwa komponen tambahan seperti lembur membutuhkan pencatatan yang jelas agar tidak menimbulkan perbedaan perhitungan antara perusahaan dan karyawan.
Kondisi ini menjadi pengingat bahwa kepercayaan kepada pimpinan atau pengelola keuangan saja tidak cukup. Perusahaan tetap membutuhkan pemisahan tugas, pemeriksaan, dan persetujuan dari pihak yang berwenang. Pembagian tugas bukan berarti perusahaan tidak mempercayai karyawannya, melainkan langkah untuk melindungi semua pihak dan memastikan setiap pembayaran memiliki dasar yang dapat diperiksa.
Teknologi dapat membantu, tetapi pengawasan tetap diperlukan
Perkembangan teknologi memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk memperbaiki pengelolaan administrasi penggajian. Pencatatan kehadiran yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat menggunakan aplikasi digital. Data jam kerja juga dapat disimpan secara lebih terstruktur sehingga memudahkan proses pemeriksaan dan perhitungan penghasilan.
Gambaran penerapan sistem tersebut terlihat dalam kajian Suryanti, Lesmana, Mubarok, dan Zulfa (2023) mengenai sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada sebuah perusahaan. Perusahaan yang menjadi objek kajian telah menggunakan aplikasi absensi digital dengan fitur swafoto dan pencocokan lokasi untuk mencatat kehadiran karyawan.
Selain itu, pengelolaan penggajian didukung oleh dokumen dan catatan akuntansi, seperti jurnal umum serta kartu penghasilan karyawan. Kelengkapan tersebut membantu perusahaan mendokumentasikan proses pembayaran dan menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan keuangan.
Jika dibandingkan dengan pencatatan kehadiran manual di PT Andika Spa, penggunaan aplikasi digital memberikan gambaran tentang bagaimana teknologi dapat membantu meningkatkan ketertiban administrasi. Data kehadiran yang tercatat secara digital juga dapat memudahkan pemeriksaan apabila terdapat perbedaan perhitungan jam kerja atau penghasilan.
Meskipun demikian, teknologi bukan satu-satunya jawaban. Aplikasi absensi dan sistem penggajian digital tetap membutuhkan pengelolaan yang benar, data yang akurat, serta pengawasan dari pihak yang bertanggung jawab. Tanpa prosedur yang jelas, teknologi justru berpotensi hanya memindahkan kesalahan dari pencatatan manual ke sistem digital.
Karena itu, perusahaan perlu menyeimbangkan penggunaan teknologi dengan peningkatan kemampuan sumber daya manusia dan pengendalian internal. Digitalisasi seharusnya menjadi sarana untuk memperbaiki tata kelola, bukan sekadar mengikuti perkembangan zaman.
Gaji yang adil merupakan investasi bagi perusahaan
Ketiga gambaran tersebut menunjukkan bahwa setiap organisasi memiliki tantangan yang berbeda dalam mengelola penggajian dan pengupahan. Sekretariat DPRD Kota Bogor memperlihatkan pentingnya prosedur serta jadwal pembayaran yang teratur. PT Andika Spa menunjukkan risiko yang dapat muncul akibat rangkap fungsi dan pencatatan kehadiran manual. Sementara itu, perusahaan dalam kajian Suryanti dan rekan-rekannya memberikan gambaran mengenai dukungan teknologi, dokumen, dan pencatatan akuntansi dalam proses penggajian.
Dari ketiganya, terlihat bahwa kualitas sistem penggajian tidak hanya ditentukan oleh kemampuan perusahaan menyediakan dana untuk membayar karyawan. Ketepatan perhitungan, kejelasan informasi, kelengkapan dokumen, pembagian tanggung jawab, dan pengawasan juga memiliki peran yang sama pentingnya.
Perusahaan yang ingin berkembang dalam jangka panjang perlu mengubah cara pandangnya terhadap gaji dan upah. Kompensasi tidak seharusnya hanya dianggap sebagai biaya operasional yang harus ditekan seminimal mungkin. Di dalamnya terdapat penghargaan terhadap tenaga, waktu, keterampilan, dan tanggung jawab yang telah diberikan karyawan.
Karyawan yang memperoleh hak secara tepat dan memahami dasar perhitungan penghasilannya akan memiliki kepastian dalam menjalankan pekerjaan. Sebaliknya, ketidakjelasan pembayaran dan lemahnya administrasi dapat mengurangi kepercayaan terhadap perusahaan. Hubungan kerja yang sehat tidak hanya dibangun melalui komunikasi yang baik, tetapi juga melalui pemenuhan hak secara konsisten.
Pada akhirnya, keberhasilan perusahaan tidak cukup diukur dari besarnya keuntungan yang tercantum dalam laporan keuangan. Cara perusahaan memperlakukan orang-orang yang ikut menghasilkan keuntungan tersebut juga patut menjadi perhatian. Bisnis membutuhkan modal, teknologi, dan strategi yang tepat, tetapi semua itu tetap membutuhkan sumber daya manusia yang menjalankan kegiatan perusahaan setiap hari.
Sudah saatnya gaji dan upah dipandang lebih dari sekadar angka dalam daftar pembayaran. Sistem penggajian yang adil, transparan, tepat waktu, dan dapat dipertanggungjawabkan merupakan salah satu fondasi untuk membangun kepercayaan karyawan sekaligus menjaga keberlangsungan perusahaan. Sebab, perusahaan yang baik bukan hanya mampu menghasilkan keuntungan, tetapi juga mampu menghargai kontribusi orang-orang yang membuat keuntungan itu terwujud.
Sumber Referensi
Wahyuti, & Supriadi, Y. (2021). Sistem Penggajian Pegawai Sekretariat DPRD Kota Bogor (Implementation of Salary System for Public Service). Jurnal Aplikasi Bisnis Kesatuan, 1(2), 231–240. https://doi.org/10.37641/jabkes.v1i2.1340
Pricillia, N. K. D., Utami, L. R., & Putra, A. K. A. (2021). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan PT. Andika Spa Kabupaten Badung Bali. Jurnal Visionist, 10(2), 21–25.
Suryanti, E., Lesmana, H., Mubarok, H., & Zulfa, P. F. (2023). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada Sebuah Perusahaan. JASIKA (Jurnal Sistem Informasi Akuntansi), 3(1), 17–24.
Dosen Pengampu:
Dr. Rahmi Hermawati, S.Pd., M.M., Chra
