Media Outsourcing | Ketika perusahaan kekurangan tenaga kerja, solusi yang paling sering muncul adalah merekrut. Ketika biaya tenaga kerja dianggap terlalu besar, solusi berikutnya adalah mengurangi karyawan. Pertanyaannya, apakah perencanaan SDM memang sesederhana itu? Menurut saya, justru di sinilah banyak perusahaan keliru memahami arti perencanaan SDM.
Perusahaan bisa saja memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, tetapi tetap mengalami kekurangan orang yang memiliki kemampuan tertentu. Sebaliknya, sebuah perusahaan dapat merasa “kelebihan karyawan” karena sebagian tenaga kerja tidak lagi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah. Artinya, masalah SDM tidak selalu terletak pada jumlah orang, melainkan pada kesesuaian antara jumlah, kemampuan, posisi, dan arah bisnis perusahaan.
Dalam praktiknya, perencanaan SDM masih sering ditempatkan sebagai pekerjaan administratif bagian HR. Ketika sebuah divisi membutuhkan tambahan tenaga, HR diminta mencari karyawan. Ketika perusahaan ingin mengurangi biaya, HR kembali menjadi bagian yang diminta melakukan pengurangan tenaga kerja. Pola seperti ini menurut saya menunjukkan bahwa SDM sering kali baru dilibatkan setelah keputusan bisnis dibuat, bukan sejak awal ketika strategi perusahaan dirancang.
Padahal, perencanaan tenaga kerja seharusnya menjadi bagian dari strategi bisnis. Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) menjelaskan bahwa workforce planning merupakan proses menyeimbangkan kebutuhan tenaga kerja dengan ketersediaan tenaga kerja dan keterampilan. Proses tersebut mencakup analisis kondisi tenaga kerja saat ini, memperkirakan kebutuhan masa depan, menemukan kesenjangan, kemudian menentukan tindakan untuk menutup kesenjangan tersebut. Jadi, pertanyaan yang harus dijawab bukan hanya “berapa karyawan yang dibutuhkan?”, tetapi juga “karyawan dengan kemampuan apa yang dibutuhkan dan untuk tujuan apa?”.
Contoh sederhananya dapat dilihat pada perusahaan ritel. Sebuah toko yang awalnya mengandalkan transaksi langsung mungkin membutuhkan banyak kasir dan tenaga pelayanan. Namun, ketika perusahaan mulai menggunakan aplikasi, pembayaran digital, sistem inventori otomatis, dan penjualan melalui platform online, kebutuhan pekerjaannya ikut berubah. Perusahaan mungkin tidak lagi membutuhkan tenaga dalam jumlah yang sama pada posisi tertentu, tetapi justru membutuhkan karyawan yang memahami teknologi, pengelolaan data, digital marketing, dan pelayanan melalui kanal online.
Kalau perusahaan hanya menggunakan logika “jumlah karyawan”, perubahan tersebut akan sulit diantisipasi. Sebaliknya, jika perusahaan melakukan perencanaan SDM dengan melihat kebutuhan keterampilan, perusahaan dapat memilih beberapa alternatif: merekrut tenaga baru, memindahkan karyawan ke posisi lain, memberikan pelatihan, atau melakukan upskilling dan reskilling. CIPD juga menjelaskan bahwa workforce planning dapat digunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan menentukan strategi untuk menutup kesenjangan tersebut.
Menurut saya, bagian inilah yang paling penting tetapi sering terlupakan. Karyawan bukan sekadar angka di dalam tabel biaya perusahaan. Mereka membawa pengetahuan, pengalaman, keterampilan, dan potensi yang dapat menentukan apakah strategi bisnis benar-benar berjalan atau hanya menjadi rencana di atas kertas.
Masalahnya, sebagian perusahaan masih mudah mengeluarkan biaya untuk membeli teknologi, tetapi belum tentu memiliki perencanaan yang sama serius untuk menyiapkan manusia yang akan menggunakan teknologi tersebut. Padahal, perkembangan teknologi justru membuat kebutuhan terhadap perencanaan SDM semakin penting.
World Economic Forum melalui Future of Jobs Report 2025 menyebutkan bahwa AI dan big data, jaringan dan keamanan siber, serta literasi teknologi termasuk kelompok keterampilan yang diperkirakan mengalami peningkatan kebutuhan paling cepat menuju 2030. Laporan tersebut juga memperkirakan bahwa sekitar 59 dari setiap 100 pekerja akan membutuhkan pelatihan sebelum 2030.
Angka tersebut menunjukkan bahwa persoalan SDM ke depan bukan hanya tentang menciptakan lapangan kerja atau merekrut sebanyak-banyaknya orang. Persoalan yang lebih besar adalah apakah tenaga kerja yang tersedia mampu mengikuti perubahan pekerjaan. Karena itu, perusahaan yang hanya mengandalkan rekrutmen setiap kali membutuhkan kemampuan baru sebenarnya sedang menjalankan pendekatan yang reaktif.
Kritiknya sederhana: jangan sampai perusahaan baru memikirkan kompetensi karyawan setelah teknologi sudah dibeli, target bisnis sudah ditetapkan, atau masalah sudah terjadi. Perencanaan SDM seharusnya dilakukan sebelum masalah tersebut muncul.
CIPD menempatkan workforce planning sebagai proses yang harus terhubung dengan strategi organisasi. Perusahaan perlu memahami kondisi tenaga kerja saat ini, memperkirakan kebutuhan masa depan, melakukan analisis kesenjangan, kemudian menyusun tindakan. Dengan demikian, perencanaan SDM tidak hanya berbicara tentang kebutuhan tenaga kerja jangka pendek, tetapi juga kesiapan organisasi menghadapi perubahan.
Contoh lainnya dapat dilihat dari perusahaan yang membuka cabang baru. Kesalahan yang mungkin terjadi adalah perusahaan hanya menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan jumlah cabang. Misalnya, satu cabang membutuhkan sepuluh orang, maka ketika membuka lima cabang perusahaan langsung menghitung kebutuhan menjadi 50 orang. Perhitungan tersebut memang terlihat logis, tetapi belum tentu tepat.
Bagaimana jika beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara terpusat? Bagaimana jika teknologi membuat sebagian pekerjaan menjadi lebih efisien? Bagaimana jika perusahaan justru kekurangan supervisor atau tenaga dengan kemampuan tertentu? Di sinilah perencanaan SDM yang sebenarnya diuji.
Perencanaan SDM juga memiliki manfaat bagi karyawan. Perusahaan dapat mengetahui kemampuan apa yang perlu dikembangkan sehingga pelatihan tidak dilakukan sekadar karena kewajiban tahunan. Program pengembangan karyawan seharusnya berangkat dari kebutuhan organisasi dan perubahan pekerjaan. Dengan begitu, pelatihan memiliki hubungan yang lebih jelas dengan karier karyawan dan tujuan perusahaan.
Persoalan ini menjadi semakin penting ketika perusahaan menghadapi perkembangan teknologi yang cepat. Karyawan yang hari ini dianggap sudah memenuhi kebutuhan perusahaan belum tentu memiliki keterampilan yang sama relevannya beberapa tahun mendatang. Karena itu, perusahaan perlu melihat pengembangan SDM sebagai investasi, bukan hanya sebagai biaya.
Namun, perencanaan SDM juga tidak boleh dijadikan alasan untuk mengontrol karyawan secara berlebihan melalui angka dan data. Data memang penting, tetapi angka tidak selalu mampu menjelaskan seluruh kondisi manusia di dalam organisasi. Perusahaan perlu menggabungkan data tenaga kerja dengan pemahaman mengenai pekerjaan, keterampilan, kondisi organisasi, serta perubahan lingkungan bisnis.
Pada akhirnya, menurut saya, tujuan perencanaan SDM bukanlah memastikan perusahaan memiliki karyawan sebanyak mungkin. Tujuannya adalah memastikan perusahaan memiliki orang yang tepat, dengan keterampilan yang tepat, pada posisi yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang masuk akal untuk mencapai tujuan organisasi.
Karena itu, pertanyaan tentang SDM seharusnya mulai diubah. Bukan lagi sekadar “berapa orang yang harus kita rekrut?”, tetapi “manusia seperti apa yang dibutuhkan perusahaan untuk bertahan dan berkembang?”. Pertanyaan kedua memang jauh lebih sulit, tetapi justru di sanalah nilai strategis perencanaan SDM berada.
Perusahaan yang serius terhadap masa depan tidak akan menunggu sampai kekurangan tenaga kerja baru mencari orang. Mereka juga tidak seharusnya menunggu keterampilan karyawan tertinggal baru mengadakan pelatihan. Perencanaan SDM yang baik justru bekerja sebelum masalah muncul: membaca perubahan, memperkirakan kebutuhan, menemukan kesenjangan, dan mempersiapkan manusia yang akan menjalankan perubahan tersebut.
Jadi, perencanaan SDM bukan sekadar menghitung jumlah karyawan. Ia adalah upaya menentukan apakah manusia yang dimiliki perusahaan hari ini masih mampu menjawab kebutuhan perusahaan hari esok. Dan ketika dunia kerja berubah semakin cepat, pertanyaan tersebut bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.
Sumber yang Digunakan
Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD). Workforce Planning. Sumber ini menjadi dasar argumen mengenai workforce planning sebagai proses untuk menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja, keterampilan, serta kebutuhan organisasi di masa depan.
CIPD – Workforce Planning
World Economic Forum. (2025). The Future of Jobs Report 2025. Sumber ini digunakan untuk mendukung pembahasan mengenai perubahan kebutuhan keterampilan akibat perkembangan teknologi serta kebutuhan reskilling dan upskilling tenaga kerja.
World Economic Forum Future of Jobs Report 2025
Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD). Strategic Workforce Planning. Sumber ini digunakan untuk memperkuat argumen bahwa perencanaan tenaga kerja harus terhubung dengan strategi organisasi, analisis kebutuhan, kesenjangan kompetensi, dan tindakan yang harus dilakukan perusahaan.
CIPD – Strategic Workforce Planning
Kesimpulan
Pada akhirnya, perencanaan sumber daya manusia bukan sekadar kegiatan menghitung berapa banyak karyawan yang dibutuhkan perusahaan. Lebih dari itu, perencanaan SDM merupakan proses strategis untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja dengan jumlah, kompetensi, dan posisi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Di tengah perubahan teknologi dan dunia kerja yang semakin cepat, perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan rekrutmen ketika kekurangan tenaga kerja. Perusahaan juga perlu mempersiapkan karyawan yang sudah ada melalui pelatihan, pengembangan kompetensi, serta upskilling dan reskilling.
Menurut saya, perusahaan yang memandang karyawan hanya sebagai angka dalam laporan biaya akan kesulitan menghadapi perubahan dalam jangka panjang. Sebaliknya, perusahaan yang mampu melihat SDM sebagai bagian penting dari strategi bisnis akan lebih siap mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dan perubahan kompetensi. Karena itu, perencanaan SDM seharusnya dilakukan secara proaktif, bukan menunggu masalah muncul terlebih dahulu. Pertanyaan yang perlu dijawab bukan hanya “berapa karyawan yang dibutuhkan?”, tetapi juga “kompetensi apa yang dibutuhkan dan bagaimana perusahaan mempersiapkan manusia untuk menghadapi masa depan?”. Dengan demikian, manfaat utama perencanaan SDM bukan hanya menciptakan efisiensi bagi perusahaan, tetapi juga membangun tenaga kerja yang mampu berkembang dan tetap relevan menghadapi perubahan zaman.
Daftar Pustaka
Chartered Institute of Personnel and Development. (2025). Workforce planning. CIPD. Chartered Institute of Personnel and Development. (2025). Strategic workforce planning. CIPD.
World Economic Forum. (2025). The future of jobs report 2025. World Economic Forum.
Armstrong, M., & Taylor, S. (2023). Armstrong’s handbook of human resource management practice (16th ed.). Kogan Page.
Chartered Institute of Personnel and Development. (2025). Learning and development strategy and policy. CIPD.
Dessler, G. (2020). Human resource management (16th ed.). Pearson.
International Labour Organization. (2024). World employment and social outlook: Trends 2024. International Labour Office.
Dosen Pengampu :
Mukhamad Khotib Arifai S.E. , M.M.
Editor : Fathurroji
